Żyjemy obecnie w erze skomplikowanego prawa podatkowego i przybywających w lawinowym tempie aktów prawnych regulujących życie gospodarcze. Mało który przedsiębiorca jest w stanie nadążyć za zmianami przepisów i być zorientowanym w temacie podatków.  Problem z jego zrozumieniem mają problem osoby zawodowo zajmujące się rachunkowością. Właśnie to skomplikowanie prawa podatkowego, komfort, który wiąże się z posiadaniem księgowej lub księgowego oraz stale rosnąca liczba firm sprawiają, że rośnie zapotrzebowanie na biura rachunkowe zatrudniające wykwalifikowanych pracowników znających się na księgowości.

Zapewne jesteś osobą, która kilka lat temu skończyła finanse i rachunkowość lub ekonomię i po kilku latach pracy w biurze rachunkowym czujesz się na siłach, aby założyć swoje własne biuro i kontynuować karierę zawodową jako przedsiębiorca i jednocześnie specjalista zajmujący się kluczowymi klientami w swojej nowej firmie. Zapewne, co normalne i często spotykane masz świadomość i pewność, że wiele firm, które księgowałaś(eś) przejdzie do Twojego biura razem z Tobą, darząc Ciebie zaufaniem i ceniąc Twoją fachowość. Ta świadomość często pozwala podjąć decyzję, iż naszedł czas na prowadzenie swojego biznesu.

Jeśli decyzja została już podjęta lub dopiero się zastanawiasz, mamy nadzieję że ten tekst pozwoli Tobie poznać więcej argumentów za lub przeciw prowadzeniu biura rachunkowego i podjąć ostateczną decyzję.


Kto może prowadzić biuro rachunkowe

W 2014 dokonała się deregulacja zawodu księgowego i możliwe jest wykonywanie tego zawodu na czyjąś rzecz lub własny rachunek bez zdawania egzaminów państwowych lub otrzymywania certyfikatów potwierdzających posiadanie wiedzy z zakresu księgowości czy posiadania specjalnych umiejętności. Naturalnie biura rachunkowe prowadzą osoby z wykształceniem wyższym z zakresu rachunkowości, finansów, ekonomii lub nauk pokrewnych, zazwyczaj z kilkuletnim stażem zawodowym.

Odradzamy zakładanie biura osobom prosto po studiach – to działalność, która wymaga stażu oraz praktycznych umiejętności we współpracy z firmami, odpowiedniej decyzyjności i bardzo dużej odpowiedzialności – min. finansowej za swoje błędy oraz błędy swoich pracowników. Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej nie załatwia sprawy zawsze, a jedynie w przypadku nieświadomego zawinienia.

Wymogi prawne

Osoba prowadząca biuro rachunkowe musi:

  • mieć pełną zdolność do czynności prawnych,
  • być niekarana za przestępstwa skarbowe, przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzy i papierami wartościowymi, a także przestępstwa wymienione w rozdz. 9 wspomnianej ustawy,
  • mieć ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (chyba że działalność biura rachunkowego ogranicza się jedynie do prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów, wypełniania zeznań i deklaracji podatkowych).

To samo tyczy się osób zatrudnionych w biurze rachunkowym, wykonujących czynności księgowe.

Zakres usług
  • prowadzenie podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów (KPiR), ksiąg rachunkowych oraz ewidencji rejestrów dla celów rozliczenia VAT,
  • kontrola formalna i rachunkowa dokumentów,
  • obsługa rozliczeń z Urzędem Skarbowym, kompleksowe sporządzanie i składanie deklaracji,
  • reprezentowanie klienta przez Urzędem Skarbowym,
  • pomoc przy zakładaniu działalności gospodarczej,
  • przeprowadzenie przekształceń firm – zmiana formy prawnej,
  • jeśli prowadzimy też kadry i nasz klient zatrudnia pracowników – sporządzanie list płac, prowadzenie kartotek pracowników, rozliczanie podatku dochodowego od pracowników, rozliczenia z ZUS, składanie dokumentów do ZUS
Lokal i sprzęt biurowy

Każde profesjonalne biuro rachunkowe powinno mieć zadbany, czysty i nowoczesny lokal. Pamiętaj, że jak Cię widzą, tak Cię piszą. Warto zadbać o dobrą lokalizację, najlepiej w centrum miasta, aby każdy klient miał dobry dojazd i aby nie musiał pokonywać całego miasta, aby się dostać do swojego biura. Przedsiębiorcy dbają o swój czas i docenią dobrą lokalizację. Ważny będzie też darmowy parking dla klientów w bezpośrednim sąsiedztwie Twojego biura.

Twoje biuro (pomieszczenie) powinno zapewniać klientowi komfort wygodę, dobrze byłoby zaopatrzeć się w ekspres do kawy i dobrą kawę, aby godnie przyjąć klienta, który chce Ciebie odwiedzić na dłużej i omówić sprawy księgowe swojej firmy. Takie podejście poza profesjonalną obsługą księgową wywoła u klienta poczucie bycia dla biura wyjątkowym, ważnym i zawsze mile widzianym. Klient z pewnością podzieli się tym wrażeniem z innymi przedsiębiorcami, z którymi zna się prywatnie i jest duża szansa, że oni również będą chcieli z Tobą współpracować.

Jeśli masz swój lokal i spełnia on wszystkie wymagania opisane powyżej – świetnie, jeśli musisz go wynająć, kieruj się powyższymi wskazówkami. Pamiętaj o perspektywach i myśl przyszłościowo. Lepiej mieć nieco większe biuro, które pozwoli Tobie na zatrudnienie większej liczby pracowników niż mieć jedno pomieszczenie i po kilku miesiącach szukać nowego lokalu. Twoi klienci przyzwyczają się do miejsca i nie będą zachwyceni ciągłymi zmianami lokalizacji.

Poza lokalem potrzebne będą:

  • komputer,
  • biurko,
  • drukarka,
  • kalkulator i artykuły biurowe,
  • segregatory i regały,
  • szafy do przechowywania dokumentów,
  • krzesło/fotel biurowy,
  • krzesło dla klienta, ewentualnie stolik kawowy,
  • ekspres do kawy – wygląda profesjonalnie, przyda się pracownikom i klientom (nie jest niezbędny),
  • niszczarka,
  • samochód służbowy – w celu dojazdu do urzędów i do klientów po dokumenty lub prywatny, jeśli nie zatrudniasz pracowników.

Oczywiście każdy pracownik będzie musiał posiadać swoje biurko, krzesło, komputer i materiały biurowe. De facto każde nowe stanowisko pracy to duży koszt w postaci wyposażenia miejsca pracy. Prowadząc biuro rachunkowe nie ominiesz tego.

Oprogramowanie i szkolenia

Niezbędne będą systemy informatyczne i programy do księgowania klientów. Najpopularniejsze to Symfonia, Insert GT, Opitma – Comarch. Do kadr najczęściej używa się Płatnika. Oczywiście niezastąpiony w Twoim biurze będzie MS Office. Koszt korzystania z programów będzie zależny od liczby stanowisk komputerowych, na których programy będą dostępne i aktywne.

Szybko zmieniające się przepisy prawa podatkowego wymagają ciągłego podnoszenia swoich kwalifikacji i brania udziału w szkoleniach branżowych prowadzonych przez innych księgowych, ich stowarzyszenia i firmy, które zawodowo zajmują się prowadzeniem takich szkoleń. Twoi pracownicy również będą cenili sobie możliwość wzięcia udziału w szkoleniach, których koszt pokryjesz z własnej kieszeni. Pamiętaj, że wykwalifikowana i dobrze przeszkolona kadra jest kluczowa dla bezproblemowej obsługi dużych firm, które znacznie więcej płacą za usługi księgowe, ale wymagają też znacznie większej wiedzy i doradztwa z zakresu optymalizacji podatkowej. Dla pracowników branie udziału w szkoleniach będzie również motywacją do lepszej pracy i zbuduje poczucie, że dzięki Tobie mogą podnosić swoje kwalifikacje.

Marketing biura

Początkowo idąc na swoje zapewne zabierzesz kilka firm byłemu szefowi lub szefowej. Nie namawiamy absolutnie do praktyki zabierania ze sobą klientów, ale tak się zazwyczaj dzieje, iż jest to wliczone w koszta utraty księgowej lub księgowego, który albo idzie do konkurencji albo otwiera swoje biuro. Następnie jako początkowy przedsiębiorca – właściciel biura rachunkowego stoisz przed dylematem jak zdobyć kolejnych klientów.

Solidna obsługa i dobra cena sprawią, że firm nie będzie Ci ubywać, a z polecenia będziesz mieć kolejnych klientów. Proces ten jednak może być długotrwały i tempo wzrostu portfela klientów będzie zbyt wolne – wtedy dobrze jest uruchomić reklamę. Najlepiej samodzielnie dzwonić do firm – np. z panoramy firm i pytać czy nie potrzebują usług księgowych lub nie chcą zmienić obecnej firmy. Można wysłać również mass mailing z zapytaniem czy możesz przedstawić ofertę na usługi księgowe.

Z pewnością skuteczne będzie pozycjonowanie się na frazę – księgowy/księgowa <nazwa miasta> lub biuro rachunkowe, biuro księgowe <nazwa miasta>. Ważne, aby mieć też dobre opinie w wizytówce firmy na Google i na stronie biura na Facebook. Konieczna będzie też profesjonalna strona internetowa biura. Można spróbować też z reklamą sponsorowaną na facebook skierowaną na miasto, gdzie prowadzisz biuro i osoby, które zaznaczyły na facebook, że prowadzą własną firmę. Pamiętaj jednak, że najwięcej klientów będziesz łapać z polecenia i pozytywnych opinii firmy na Google i z wyszukiwarki.

Ile firm możemy obsłużyć

Samodzielnie jesteś w stanie obsłużyć zgodnie ze sztuką około 35-40 firm, z których w zależności od miasta i ceny usług finansowych zarobisz 7000 – 12000 zł brutto. Załóżmy, że w mieście do 50 000 mieszkańców na 40 firmach zarobimy 7000 zł, w mieście powyżej 400 000 mieszkańców 12 000 zł. Sytuacja zmieni się, jeśli będziesz mieć pracowników i zacznie pochłaniać Ciebie zarządzanie biurem, doradztwo największym klientom i prowadzenie rozmów z nowymi klientami. Naturalnie, aby zarabiać na biurze więcej, musisz zatrudniać kolejne osoby, które również będą docelowo obsługiwać 35-40 firm. Ograniczać Ciebie będzie zapewne wielkość lokalu i liczba pomieszczeń, umiejętności organizacyjne, konkurencja i wielkość rynku, na którym operujesz.

Minusy prowadzenia biura

Aby dodać łyżeczkę dziegciu do tekstu należy napisać nieco o minusach prowadzenia biura. Przede wszystkim do 20 dnia każdego miesiąca, a więc do rozliczenia miesiąca Ty oraz Twoi pracownicy będziecie pracować na wysokich obrotach. Potem jest 10 dni na mały odpoczynek i zmniejszenie obrotów. De facto oznacza to, że ewentualne urlopy najlepiej wykorzystywać między 20 a 30 dniem miesiąca, a nie kiedy się chce. Być może uda się Tobie tak wyszkolić klientów, aby dostarczali faktury i dokumenty możliwie najszybciej, aby rozłożyć pracę na większą liczbę dni, ale nie łudź się, że się to uda.

Dla niektórych minusem będzie ciągła nauka, doszkalanie i czytanie prasy branżowej, z której można dowiedzieć się o planowanych zmianach, interpretacjach, kazusach. Konkurencja – jest duża i nie śpi, cały czas trzeba mieć kontakt z klientem i dbać, aby nie odszedł do innego biura bez słowa i dania nam jakiejkolwiek szansy na jego zatrzymanie. Na końcu wielka odpowiedzialność za czyjeś pieniądze – to chyba największy minus prowadzenia biura rachunkowego. Nie chodzi nawet o to, że nasze doradztwo nie pozwoliło komuś zapłacić mniej podatku, ale nasze błędy ściągnęły nieprzyjemności ze strony urzędów – ZUSu lub Urzędu Skarbowego.

Polub nas i bądź na bieżąco

Ile można zarobić?

Niniejsza kalkulacja zawiera prognozę kosztów otwarcia i wyposażenia biura rachunkowego, koszty miesięczne prowadzenia biura oraz zysk netto dla osoby samo-zatrudnionej, zatrudniającej 3 osoby oraz 6 osób w średniej wielkości mieście, gdzie wynagrodzenia są na poziomie 3500 zł netto, a przeciętna firma płaci za usługi księgowe 300 zł brutto. Jak widać na własnym biurze da się zarobić, ale różnica w zyskach między biurem jednoosobowym a trzy osobowym nie jest wielka. Znaczna różnica w zyskach pojawia się dopiero przy zatrudnianiu 4 i więcej księgowych.

Liczymy na to, że pomogliśmy podjąć Tobie decyzję o założeniu własnego biura rachunkowego i trafnie pokazaliśmy na czym polega ten biznes i ile można na nim zarobić. Zapraszamy do dyskusji i wyrażenia opinii o tej działalności, szczególnie osoby, które zajmują się księgowością i prowadzą własne biura.

 

Udostępnij:
0 0 vote
Article Rating
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments